流程優(yōu)化——敲開(kāi)精細(xì)化管理之門(mén)
對(duì)于很多企業(yè)來(lái)說(shuō)，“流程優(yōu)化”并不是一個(gè)陌生的管理概念，很多企業(yè)的決策者都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到流程對(duì)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的重要性，流程優(yōu)化是提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、增強(qiáng)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管理能力的重要手段。但是，隨著企業(yè)管理變革的逐漸深入，很多企業(yè)發(fā)現(xiàn)流程優(yōu)化的效果并不明顯，特別是難以形成持續(xù)的運(yùn)營(yíng)和改進(jìn)機(jī)制。那么，如何正確把握流程優(yōu)化的內(nèi)在規(guī)律呢？
首先，企業(yè)對(duì)流程的優(yōu)化不是一蹴而就的，它是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程。企業(yè)經(jīng)常陷入這樣一種誤區(qū)：流程優(yōu)化就是要一次性地對(duì)所有的流程進(jìn)行全面地改進(jìn)或重組，但在項(xiàng)目結(jié)束后，流程由于缺少持續(xù)改進(jìn)，逐漸滿(mǎn)足不了發(fā)展的需求，又要進(jìn)行下一次大規(guī)模的調(diào)整。這樣的狀況，經(jīng)常會(huì)造成資源的極大浪費(fèi)、員工的抵觸心理和管理層對(duì)流程優(yōu)化信心的降低。流程優(yōu)化是一個(gè)周而復(fù)始、持續(xù)前進(jìn)的循環(huán)，企業(yè)要依靠自己的能力和機(jī)制來(lái)保證這個(gè)循環(huán)的持續(xù)運(yùn)作。
在企業(yè)進(jìn)行流程優(yōu)化的時(shí)候，能否正確理解流程優(yōu)化的目的，確定優(yōu)化的目標(biāo)，是流程優(yōu)化的關(guān)鍵。優(yōu)化目標(biāo)的設(shè)定最好滿(mǎn)足SMART（Specific -
具體的，Measurable - 可衡量的，Attainable - 可以達(dá)到的，Relevant - 相關(guān)的，Time-based -
以時(shí)間為基礎(chǔ)的）的要求。要做到這一點(diǎn)，就是要從企業(yè)的現(xiàn)狀出發(fā)，了解企業(yè)當(dāng)前存在的差距，確認(rèn)企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)能力的關(guān)鍵成功因素，從而建立流程優(yōu)化的目標(biāo)。
在準(zhǔn)確把握企業(yè)的需求、確定流程優(yōu)化的目標(biāo)后，企業(yè)還需要從自身資源能力出發(fā)，對(duì)企業(yè)本身的組織能力進(jìn)行分析，從而建立流程優(yōu)化的計(jì)劃與實(shí)施步驟。在這個(gè)階段，是否需要對(duì)企業(yè)的組織架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，是管理者需要做出的一個(gè)關(guān)鍵選擇。管理者要在明確的目標(biāo)基礎(chǔ)上，選擇并權(quán)衡流程優(yōu)化的具體方案。流程優(yōu)化經(jīng)常是分階段實(shí)施的。
確認(rèn)了流程優(yōu)化的具體方案，企業(yè)就需要從當(dāng)前流程著手，識(shí)別并完善當(dāng)前的流程體系。根據(jù)流程優(yōu)化的目標(biāo)，選擇要實(shí)現(xiàn)的流程，進(jìn)行重新設(shè)計(jì)或優(yōu)化，最終完成優(yōu)化的流程體系。在這樣一個(gè)優(yōu)化的過(guò)程中，一般都是遵循以下原則：
消除。簡(jiǎn)要來(lái)說(shuō)，消除資源浪費(fèi)，消除不增值的工作。例如在豐田的生產(chǎn)模式中，一共總結(jié)了7種浪費(fèi)，包括：庫(kù)存浪費(fèi)、過(guò)度生產(chǎn)、不良品浪費(fèi)、搬運(yùn)浪費(fèi)、加工浪費(fèi)、動(dòng)作浪費(fèi)和等待浪費(fèi)，都是要消除的目標(biāo)。
簡(jiǎn)化。簡(jiǎn)化就是要簡(jiǎn)化溝通環(huán)節(jié)、表現(xiàn)形式和報(bào)表格式等，從而降低管理成本。
整合。整合又包括水平整合和垂直整合。水平整合就是將原來(lái)許多分散在各不同部門(mén)的相關(guān)工作，整合或壓縮成為一個(gè)完整的工作，或?qū)⒎稚⒌馁Y源集中，而由一個(gè)人、一個(gè)小組或一個(gè)組織負(fù)責(zé)運(yùn)作；如此不但間少不必要的溝通協(xié)商，亦能提供顧客單一的接觸點(diǎn)（單接觸點(diǎn)及平行作業(yè)）。垂直整合是適當(dāng)給予員工授權(quán)及必要的信息，減少不必要的監(jiān)督及控制，使一線的工作能立即由執(zhí)行人員或單位當(dāng)場(chǎng)解決,而不必向上級(jí)請(qǐng)示（組織架構(gòu)扁平化）。
信息化。信息化就是要用信息系統(tǒng)代替手工操作，從而提高整個(gè)流程的效率和準(zhǔn)確度。在流程完成了重新設(shè)計(jì)或優(yōu)化以后，實(shí)施工作更加關(guān)鍵。這個(gè)階段將新流程固化到公司的IT系統(tǒng)中，如：ERP或OA系統(tǒng)，這是流程優(yōu)化實(shí)施的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。很多企業(yè)在IT系統(tǒng)應(yīng)用前，往往忽視流程優(yōu)化的工作，或者是沒(méi)有從自身業(yè)務(wù)需求著手，而只是滿(mǎn)足于軟件系統(tǒng)部分功能的實(shí)現(xiàn)。
另外在流程優(yōu)化實(shí)施過(guò)程中，如何克服實(shí)施的阻力和建立流程的執(zhí)行規(guī)范也是非常重要的。一個(gè)人只愿意做兩件事，一件是自己愿意做的事，一件是不得不做的事。作為管理者要考慮到：流程的優(yōu)化是否對(duì)員工的工作有所幫助，從而讓員工愿意接受變革；是否將流程的實(shí)施與員工的績(jī)效關(guān)聯(lián)起來(lái)，讓其明確變革與改進(jìn)是必須要進(jìn)行的工作。所以，從激勵(lì)機(jī)制和績(jī)效考核兩個(gè)方面著手，是解決實(shí)施過(guò)程當(dāng)中所遇到的問(wèn)題的關(guān)鍵。
總體來(lái)說(shuō)，流程優(yōu)化是一個(gè)系統(tǒng)化、體系化的工作，而不是簡(jiǎn)單地找一個(gè)流程看看改改就可以完成的工作。這就需要企業(yè)從高層管理者到普通操作人員的全員參與。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，流程優(yōu)化是為了實(shí)現(xiàn)自身業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)的一個(gè)手段和方法，所以目標(biāo)是否明確決定了其過(guò)程結(jié)果的好壞。在正確地做事前，先要保證做正確的事。
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